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        2010-12-28       おすすめの新コマンドボタン

Excel2003から機能自体はあったもののツールバーのコマンドボタンとして存在していなかったいくつかの機能が、Excel2007からコマンドボタンとして使用できるようになりました。

■枠線の表示
[ページ レイアウト]タブにあります。
罫線を引いてなくても、うっすらと入っているあのラインを非表示にできます。
どのみち枠線は印刷されませんが、ディスプレイ上での見栄えがよくなります。

■表示形式
[ホーム]タブにあります。
セルの書式設定から変更していた、日付や文字列などのアレです。
クイックアクセスツールバーに格納されたことで、表示形式の変更だけでなく現在どの表示形式に設定されてるかが一目でわかります。

■名前の定義
[数式]タブにあります。
高度なExcel操作をするにはなくてはならない名前の定義、地味にありがたいです。
旧Excelでは[Ctrl]+[F3]というショートカットキーがこっそり存在していたのですが、どれだけの人が知ってるでしょうか。(私もあることだけでキーまでは覚えてません)
また、このショートカットキーは新Excelで名前の管理という別の機能が割り当たってます。
別というか、拡張機能といった方が適切でしょう。
その内容は…長くなるのでここでは割愛します。

■Excel 97-2003 ブック
■Excel ブック
■Excel マクロ有効 ブック
■PDF または XPS 形式で発行
Excel2007では[Office メニュー]に、Excel2010では[ファイル]タブにあります。
上から順番に拡張子が[.xls]、[.xlsx]、[.xlsm]、[.pdf]または[.xps]で名前を付けて保存できます。
新Excelになって拡張子の種類が増えましたからね、こうやってボタンひとつで使い分けられるのは結構便利です。
せっかくなら、CSV(カンマ区切り)とかテキスト(スペース区切り)とかも用意してくれてればよかったのに。
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        2010-12-22       新Excelの新コマンドボタン

Excelが2007で一新されて、たくさんの機能が追加されました。
それに伴ってツールバーがリボンになり、「使いにくい」や「ボタンの場所がわからない」などといった意見があふれました。
これにはExcel2003に親しんできた私も同感で、いまだにボタンを探すことがしばしばです。

それでも、Excelがぐっと高機能になったのは事実で(処理速度を犠牲にしたのは置いといて)、Excelの新規ユーザーには親しみやすい操作性になったと思います。
それだけでなく、新しい機能以外にもこれまでツールバーのコマンドボタンになかったボタンがひっそり加わっているんです。
メニューから項目を選択していって初めて操作できた内容が、ボタンひとつで実行できるようになってるんです。

そんな新Excelから新たにコマンドボタン化された機能で、個人的におすすめなものをいくつか紹介します。
その前にまず、クイックアクセスツールバーの登録の方法をおさらいします。
ここにコマンドボタンを登録しておけば、いちいち幅をとるリボンを開いて探す必要はありませんからね。

まずは、クイックアクセスツールバーについてご紹介します。
新Excelの中でもExcel2007とExcel2010とで若干仕様が異なりますので、並行しての紹介です。
Excelのアプリケーションウインドウの一番上側(左上端のボタンを除く)に並んでるボタン群がそれです。

↓Excel2007ではこんなの↓
クイックアクセスツールバー2007

↓Excel2010ではこんなの↓
クイックアクセスツールバー2010

Excel2007の左上端のでっかいボタンはOfficeボタンで、新規作成やブックを開くなどのExcelの基本的なメニューが選択できます。
Excel2010ではこのボタンがなくなって、「ファイル」と書かれているメニューに置き換わってます。
Excel2010の左上端にあるボタンは飾りです、メモ帳の左上端のアイコンとまったく同じで[最小化()N]とか[最大化(X)]などができます。
これを見ると、Excel2007のOfficeボタンが歴代のExcelの中で機能迷子のはぐれ者だということがわかります。
クイックアクセスツールバーを編集するには、クイックアクセスツールバーやメニューの上辺りを右クリックします。

↓Excel2007ではこんなの↓
ツールバーのカスタマイズ

↓Excel2010ではこんなの↓
ツールバーのユーザー設定

コンテキストメニューの表示名も違いますね、小さいけど不親切な変更です。

↓Excel2007ではこんなの↓
Excelのオプション2007

↓Excel2010ではこんなの↓
Excelのオプション2010

登録方法は同じです。
左側の一覧が登録可能な機能の一覧で、右側がクイックアクセスツールバーの一覧です。
クイックアクセスツールバーに登録したい機能を選んで、中央の[登録(A)]ボタンをクリックします。
クイックアクセスツールバーから削除したい機能があるなら、その下の[削除(R)]ボタンをクリックします。
すでに山ほどコマンドボタンが登録されているのは、私がちまちま増やしていったからです。
ちなみに、クイックアクセスツールバーの機能の並び順を変更したい場合は、右側の[▲]と[▼]を使って上下移動させてください。

登録できる機能は、旧Excelに比べて数えきれないくらいあります。
そのため、いろいろとグループ分けされてます。

↓Excel2007ではこんなの↓
コマンドの選択2007

↓Excel2010ではこんなの↓
コマンドの選択2010

欲しい機能がどこにあるかわからなければ、[すべてのコマンド]から探すことも可能です。
一覧の並び順は名前の昇順です。
記号→数字→英字→かな(カナ)→漢字(音読み)※ここ注意
※[上書き保存]は「うわ」ではなく「じょう」の場所にありますからね、ご注意を

さて、長くなってしまったので、おすすめの新コマンドボタンはまた今度としておきましょう。

        2009-12-02       もっと便利なツールバーアイコン

ツールバーアイコンの登録について、続きです。
ツールバー(もしくはメニューバー)にアイコンを追加したところから、さらにカスタマイズしてみましょう。

■アイコンを表示させる
前科のジャンプ機能を例にとると、アイコンを追加しただけでは[ジャンプ(G)]というボタン名の表示のみだったと思います。
そこで、ユーザ定義のウインドウを開いたままの状態でアイコンを右クリックします。
アイコン編集のコンテキストメニューが表示されますので、[既定のスタイル(U)]を選択してください。

↓ジャンプのデフォルトは[テキストのみ表示(T)]↓
既定のスタイル

どうでしょう、デフォルトで表示されてないのが納得のようなデザインですね。
あえて画像は示しませんが、そもそも多機能かつ言葉で説明しづらいこの機能をちっちゃなアイコンひとつで表現すること自体無謀がだったのでしょう。
非常にやっつけなデザインに仕上がっています。

とにもかくにも、ジャンプのアイコンは表示されました。
ですが、中にはアイコンのデザイン自体が設定されていないものもあります。
私がよくお世話になる[入力規則]と[条件付き書式]がそれに該当します。

デザインがないなら、自分でこさえましょう!

同じく、アイコンを右クリックして[ボタン イメージの編集(E)]を選択してください。
簡素なボタンエディタが表示されます。

↓条件付き書式のデザインを自作しました↓
ボタンエディタ

そんなこんなで、私のExcel2003ではアイコンが激しくおしくらまんじゅうしています。
こんな感じに。(横長すぎるので画像へのリンクのみ、サムネイルなし)

やりすぎ感のあるツールバー

上のアイコンはわるい例ですね、それぞれ使いやすいようにカスタマイズしてください。

        2009-11-29       便利なツールバーアイコン

さまざまな機能をワンクリックで実行できるツールバー、便利ですよね。
残念ながらExcel2007ではなくなってしまいましたが、私の周囲ではExcel2003がまだまだ現役ですので記事にしたいと思います。

本日の標語「隠しアイコンを使いこなせ!」

以前に 読み取り専用の設定/解除 の記事で紹介したように、ツールバーアイコンにはカスタマイズしないと使えないものあります。
この中から、私が独断と偏見で便利だと主張するものをピックアップします。

読み取り専用の設定/解除
使い方、アイコンの登録方法は同じく こちら で紹介しています。

↓はてなブックマークへ登録してくれた方、ありがとうございます↓
アイコン(読み取り専用)

ジャンプ
便利なショートカットキー の記事で紹介したこれも、実はちゃんとアイコンが用意されています。
機能については、記事を参照ください。

↓ショートカットキーは[Ctrl+G]↓
アイコン(ジャンプ)

カメラ
図のリンク貼り付けのことです。
特定のセル範囲を、リンクという形で図のオブジェクトにすることができます。
ここでは、参照元を編集するとリンク先の図にも反映されます。
また、参照先が図になりますので、拡大や縮小、重ね合わせも可能です。

↓これ、かなり楽しいです↓
アイコン(カメラ)

セルの結合、セル結合の解除
デフォルトで、[セルを結合して中央ぞろえ]がありますが、私にとっては中央ぞろえは余計なお世話です。
これなら、純粋に結合だけを実行できます。

↓アイコンひとつにまとめてくれたら嬉しいのに↓
アイコン(セルの結合)

        2009-09-19       読み取り専用の設定/解除

Excelには隠された便利機能があります。
今回はその中のひとつ、私もよくお世話になっている読み取り専用の設定/解除を紹介します。

読み取り専用とは、上書き保存できない状態でブックを開くことです。(名前を付けて保存は可能)
ファイルのプロパティやブックのオプションから設定することができますが、いつでも好きな時にこれを変更できたら便利ですよね。

Excelでマクロを組んでいて動作テストをする時、うっかり設定を変更した状態で上書きしてしまわないように。
仕事なんかでExcelファイルを共有してスケジュール表を管理している時、最初に開いた人しか上書き保存できないなんてことも。

そんな問題を解決してくれるのが、読み取り専用の設定/解除です。
ブックを開いている状態で、上書き保存可能(以下、RW)と読み取り専用(以下、RO)を切り替えることができます。
ただし、複数のユーザで開いている場合にRWの権限が得られるのはひとりだけです。
最大のメリットは、ブックを閉じずに切り替えられることです。

【設定方法】※Excel2003以前と2007では、方法が若干異なります
■Excel2003以前の場合
メニューの[ツール(T)]→[ユーザー設定(C)]→ユーザー設定のダイアログボックスの表示([ユーザー設定(C)]は、ツールバーの右クリックでも開けます)→[コマンドタブ]→左側の[分類(G):ファイル]→右側一番下の[コマンド(D):読み取り専用の設定/解除]

これをドラッグすると、メニューバーかツールバーの任意の場所にアイコン(ものによっては名前の場合もあり)を追加できます。
これらのアイコンは、同じものをいくつも追加したり順番を入れ替えたりもできます。
もし、「間違って登録してしまった!」「もうこのアイコンいらない…」なんて場合は、アイコンをメニューバーかツールバー以外の場所へドラッグすれば消えてくれます。

↓こんな感じ↓
アイコン追加(2003)

■Excel2007の場合
[Microsoft Office ボタン]→[Excelのオプション(I)]→Excelのオプションのダイアログボックスの表示→[ユーザー設定]→[リボンにないコマンド]

メニューバーとツールバーがなくなり、リボンクイック アクセス ツールバーになりました。
Microsoft Office ボタン(左上の大きなWindowsマーク)のよこにくっついているのがそれです。
あとは、説明しなくてもわかると思います。
ちなみに、Microsoft Office ボタンかリボン、クイック アクセス ツールバーを右クリックしてもOKです。

↓Excel2007だとこう↓
アイコン追加(2007)

そうやってアイコンを登録しておけば、いつでもRWとROを切り替えることができます。ただし、(ブックの新規作成で未保存の状態では×)

動作は以下のようになります。
■RW→ROにする時
    ブックに変更があれば、上書き保存をするか聞かれます
    ブックに変更なければ、そのままROになります
■RO→RWにする時
    ブックに変更があれば(誰かがRWで開いて上書き保存していれば)、
        保存された状態に変更するか、今のブックに名前を付けて保存するかを聞かれます
    ブックに変更なければ、そのままROになります
    すでに他のユーザーがRWで開いていれば、ROのままです

結局、実際に編集できるのはひとりだけです。
ボタンひとつでRWとROの切り替えができるだけです。

個人PCで、ちゃんとバックアップを取っていれば、こんなのいりませんかね。

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